Tổ chức sự kiện ngoài trời mang đến không gian rộng lớn và khả năng tạo ra các ý tưởng sáng tạo, vì vậy, nó được lựa chọn bởi nhiều công ty, doanh nghiệp và tổ chức. Tuy nhiên, mặc dù có nhiều ưu điểm, sự kiện ngoài trời vẫn mang theo nhiều rủi ro và thách thức, và để đảm bảo thành công, người thực hiện cần phải nắm vững những kinh nghiệm mà Quảng cáo ADV sẽ chia sẻ dưới đây.
Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì? Các loại hình tổ chức
Sự kiện ngoài trời đề cập đến các hoạt động tập trung tại một địa điểm ngoài trời, có thời gian xác định, với mục tiêu truyền tải thông điệp cụ thể. Thường thì các sự kiện ngoài trời được tổ chức tại các địa điểm có không gian rộng rãi, thoải mái, và khí trời trong lành, mang lại cảm giác thoải mái và thoát khỏi bầu không khí hạn chế của hội trường.
Tổ chức sự kiện ngoài trời bao gồm mọi khía cạnh từ khâu lập kế hoạch, hiện thực hóa ý tưởng, thiết kế chương trình, và tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, so với các sự kiện trong nhà, các sự kiện ngoài trời đặt ra nhiều thách thức hơn, đặc biệt về mặt ngân sách và thời tiết. Vì không gian ngoài trời thường không có sẵn các thiết bị, phải xây dựng sân khấu, lắp đặt thiết bị âm thanh và ánh sáng từ đầu, điều này đòi hỏi một nguồn kinh phí đáng kể.
Một số loại hình sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời bao gồm: các chương trình âm nhạc, sự kiện year end party, lễ kỷ niệm, khai trương, lễ cưới, tiệc sinh nhật, tiệc kỷ niệm, cắt băng khánh thành, sự kiện thời trang hoặc các sự kiện thể thao – văn hóa, teambuilding,…
Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời tiêu chuẩn
Mọi sự kiện, bất kể có tổ chức trong nhà hay ngoài trời, đều cần tuân theo một quy trình tiêu chuẩn để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời:
1. Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng
Trước hết, quá trình tổ chức bắt đầu với việc tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng. Điều này đòi hỏi lắng nghe và hiểu rõ các thông tin quan trọng về sự kiện, bao gồm mục tiêu, số lượng khách mời, thời gian dự kiến, và nhiều yếu tố khác.
2. Xây dựng ý tưởng và kịch bản tổ chức
Sau khi thu thập thông tin, đội ngũ tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng và xây dựng kịch bản chi tiết cho sự kiện. Với không gian ngoài trời, ý tưởng cần phải sáng tạo và tận dụng lợi thế của không gian để thu hút khách hàng.
Kịch bản tổ chức phải bao gồm chi tiết cụ thể về các phần tử của sự kiện, cũng như dự trù ngân sách để khách hàng có thể tham khảo.
3. Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức
Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức là một bước quan trọng. Với không gian ngoài trời, có nhiều tùy chọn cho việc lựa chọn địa điểm, và nó phụ thuộc vào mục tiêu và ngân sách của khách hàng. Sau đó, việc chọn thời gian tổ chức phải được điều phối với địa điểm để đảm bảo sự thuận lợi cho sự kiện.
4. Chuẩn bị cho sự kiện
Chuẩn bị cho sự kiện đòi hỏi nhiều công đoạn. Với không gian ngoài trời, việc chuẩn bị trở nên phức tạp hơn. Điều này bao gồm việc xây dựng sân khấu, lắp đặt thiết bị âm thanh và ánh sáng, thiết kế trang trí, và nhiều công việc khác. Đảm bảo sự kiện được chuẩn bị kỹ lưỡng và đúng tiến độ là quan trọng.
5. Tổng duyệt và kiểm tra
Sau khi chuẩn bị không gian, sự kiện thường sẽ được tổng duyệt và kiểm tra kỹ lưỡng. Điều này bao gồm chạy thử chương trình để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động suôn sẻ và máy móc không gặp vấn đề gì trong quá trình sự kiện diễn ra.
6. Tổ chức sự kiện
Cuối cùng, sự kiện sẽ được tổ chức theo kịch bản đã được lên trước đó. Mọi công việc sẽ được thực hiện theo kế hoạch, và đội ngũ tổ chức sự kiện sẽ đảm bảo rằng sự kiện diễn ra thuận lợi.
Quy trình này đảm bảo rằng sự kiện ngoài trời được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Xem thêm: Tuyệt Chiêu Doanh Thu X2 Cùng Hội Nghị Khách Hàng Độc Đáo Nhất
Chìa khóa thành công trong việc tổ chức sự kiện ngoài trời
Để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công, có một số yếu tố quan trọng mà bạn cần xem xét:
1. Lựa chọn địa điểm phù hợp
Việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phải dựa trên các yếu tố quan trọng như nội dung chính của sự kiện, số lượng khách mời, và đặc thù của không gian. Hãy xem xét an toàn, bãi đỗ xe, và vị trí di chuyển. Điều này đảm bảo rằng không gian sẽ phù hợp và thoải mái cho khách hàng.
- Nội dung của buổi sự kiện ngoài trời đó là gì?
- Khách hàng, khách mời, người tham dự, đối tượng khán giả…của sự kiện đó là ai?
- Diện tích của địa điểm đó, số lượng khách tham gia, không gian ngoài trời cần thiết để sử dụng là bao nhiêu?
- Địa điểm tổ chức sự kiện có đảm bảo thuận lợi cho các vấn đề di chuyển, an ninh trật tự an toàn, có bãi giữ xe hay không…?
2. Chuẩn bị trang thiết bị
Tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi nhiều trang thiết bị, từ sân khấu đến nhà bạt, hệ thống âm thanh và ánh sáng, backdrop, và nhiều phụ kiện trang trí khác. Đảm bảo rằng bạn đã sắp xếp đầy đủ trang thiết bị để sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Tổ chức sự kiện ngoài trời tạo ra một không gian sáng tạo và rộng lớn để thể hiện ý tưởng độc đáo của bạn. Tuy nhiên, để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi, bạn cần phải chuẩn bị một loạt cơ sở vật chất và thiết bị. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần xem xét:
- Khung cảnh ngoài trời: Đảm bảo không gian ngoài trời rộng rãi và được chuẩn bị sẵn sàng. Cần có sân khấu, nhà bạt hoặc mái che, hệ thống rào chắn và giãn chân thật, chịu được tải trọng lớn để đối phó với thời tiết xấu như mưa, gió.
- Sân khấu và thiết bị âm thanh: Đảm bảo rằng sân khấu ngoài trời được trang bị đầy đủ thiết bị âm thanh, ánh sáng với công suất phù hợp. Nếu sự kiện diễn ra vào buổi tối, cần phải sử dụng đèn chiếu sáng đa dạng để tạo không gian và sự thu hút.
- Backdrop lớn: Sử dụng dịch vụ thi công backdrop in kích thước lớn có nội dung thay đổi tùy theo mục đích của sự kiện. Nội dung này có thể bao gồm tên buổi lễ, logo công ty, tên công ty, thời gian và địa điểm tổ chức.
- Phụ kiện trang trí: Cân nhắc sử dụng các phụ kiện trang trí như poster, bảng biển, thảm đi, ô dù và nhiều phụ kiện khác để tạo không gian ấn tượng và sáng tạo cho sự kiện.
3. Quản lý rủi ro
Mưa to, gió lớn và thời tiết khắc nghiệt
Đây là rủi ro thường xuyên nhất của một sự kiện ngoài trời. Điều này thể làm hỏng các thiết bị sân khấu như âm thanh, ánh sáng, phụ kiện,…
Đối với thiết bị âm thanh, ánh sáng của chúng tôi thì điều này không phải là trở ngại quá lớn, thậm chí việc căng bạt trong mưa có thể là một điều đặc biệt khiến khách tham dự cảm thấy thú vị.
Những vị khách không mời
Các sự kiện ngoài trời luôn khó kiểm soát việc ra vào của khách. Cần lưu ý những kẻ lợi dụng việc hỗn loạn để đột nhập, trộm cắp và gây rối sự kiện.
Trẻ nhỏ đi lạc
Trẻ em rất thích khám phá. Trong sự kiện nhiều người tham gia, chỉ một chút lơ là cũng có thể lạc mất chúng khỏi tầm mắt. An ninh khu vực luôn có xu hướng lưu ý đến vấn đề này.
Sự hỗn loạn
Bất kể 1 sự kiện ngoài trời nào, đều có xu hướng ồn ào và hỗn loạn hơn tổ chức trong phòng. Đặc biệt là nếu có sử dụng rượu, bia. Việc này có thể gây ảnh hưởng tới các khu vực xung quanh, và dễ dàng bị công an khu vực nhắc nhở.
Xem thêm: Bí Quyết Tổ Chức Lễ Tri Ân Khách Hàng Hoành Tráng Nhất 2023
4. Tuân theo quy định pháp lý
Hãy đảm bảo rằng bạn đã thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý liên quan đến sự kiện ngoài trời, bao gồm việc ký hợp đồng với các nghệ sĩ biểu diễn, có giấy phép tổ chức từ địa phương, và thỏa thuận về âm thanh và ánh sáng. Điều này giúp đảm bảo rằng bạn tuân theo quy định và tránh các vấn đề pháp lý không mong muốn.
Để đảm bảo một sự kiện ngoài trời diễn ra suôn sẻ, nhiều giấy phép và hợp đồng pháp lý cần được hoàn tất. Dưới đây là danh sách những tài liệu quan trọng mà bạn cần chuẩn bị:
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với các tổ chức trong lĩnh vực kinh doanh).
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời, đứng tên của công ty hoặc doanh nghiệp xin cấp phép.
- Giấy uỷ quyền từ công ty hoặc doanh nghiệp cho đơn vị tổ chức sự kiện.
- Hợp đồng thuê hoặc giấy phép tổ chức sự kiện tại địa điểm được lựa chọn, theo quy định của địa phương.
- Hợp đồng thuê biểu diễn (nếu có các biểu diễn sân khấu).
- Hợp đồng ký kết với các dịch vụ cho thuê âm thanh và ánh sáng cho sự kiện.
- Các chính sách bảo hiểm (nếu yêu cầu hoặc có các yếu cầu bảo hiểm cụ thể).
5. Quản lý vệ sinh và an ninh
Thuê đơn vị hỗ trợ vệ sinh và an ninh để duy trì trật tự và mỹ quan cho sự kiện. Những chi tiết nhỏ như vệ sinh và an ninh có thể tạo sự ấn tượng tích cực đối với quan khách tham dự.
Tuân theo những chìa khóa này giúp đảm bảo rằng sự kiện ngoài trời của bạn sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và ấn tượng.
- Xác định rõ khuôn viên, không gian tổ chức sự kiện và sử dụng rào chắn để ngăn cách với khu vực bên ngoài.
- Tạo một lối thoát hiểm đề phòng rủi ro khi tổ chức buổi sự kiện.
- Hợp tác với các đội ngũ cung cấp dịch vụ an ninh, bảo vệ chuyên nghiệp.
- Có thể gắn thêm camera giám sát hoặc flycam để kịp thời phát hiện những sự cố nguy hiểm.
Xem thêm: Bỏ Túi Ngay Các Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện Mới Nhất 2023
Các địa điểm tổ chức sự kiện ngoại trời ưa chuộng tại việt nam
Hà Nội và Hồ Chí Minh, hai trung tâm kinh tế của Việt Nam, thường là nơi có nhu cầu tổ chức sự kiện lớn. Nếu bạn đang tìm kiếm địa điểm hoàn hảo cho sự kiện ngoài trời tại Hà Nội và Hồ Chí Minh, dưới đây là một số lựa chọn đáng xem xét:
Hà Nội:
- Trung Tâm Hội Nghị Quốc Gia: Khuôn viên rộng lớn và không gian sang trọng, thích hợp cho hội chợ, chương trình nghệ thuật, và tiệc ngoài trời.
- Trống Đồng Sông Hồng Palace: Với diện tích lên đến 20,000m2, đây là nơi phù hợp cho tiệc cưới, lễ hội âm nhạc nhỏ, và các sự kiện khác.
- Trung Tâm Tổ Chức Sự Kiện & Tiệc Cưới Cung Xuân: Cung Xuân có sức chứa lên đến 1000 khách mời, phù hợp cho triển lãm, lễ cưới, hội chợ, và lễ ra mắt sản phẩm.
- Calidas Gardium – Landmark 72: Tòa nhà Calidas Gardium có sức chứa 1000 người, mang đến không gian tuyệt vời cho các buổi tiệc, lễ kỷ niệm, sinh nhật, và các sự kiện khác.
Ngoài ra, Hà Nội còn có một số khách sạn và nhà hàng cho thuê tổ chức sự kiện, bao gồm khách sạn Daewoo Hà Nội, JW Marriott, Elegant Suites Westlake, nhà hàng Softwater, Lộc Vừng Mangopine, và nhiều lựa chọn khác.
Hồ Chí Minh:
- Thảo Điền Village: Với sức chứa hơn 400 người và không gian mang đậm phong cách Việt Nam, đây là địa điểm lý tưởng cho tiệc cưới, tiệc sinh nhật, và các sự kiện khác.
- Gem Center: Không gian của Gem Center biến thành một khu rừng bí ẩn, đẹp ngỡ ngàng, thích hợp cho tiệc cưới, party, và lễ tri ân.
- Lotte Legend Hotel Saigon: Khách sạn 5 sao đẳng cấp, phục vụ tối đa 400 khách mời, là địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng.
- EdenStar Saigon Hotel & Spa: Nếu bạn đang tìm không gian tổ chức sự kiện bể bơi tầng thượng, hãy xem xét khách sạn EdenStar.
Tóm lại, để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công, ngoài các yếu tố quan trọng như ý tưởng, địa điểm và nội dung, năng lực vận hành và tổ chức chuyên nghiệp cũng đóng một vai trò quan trọng. Đây đảm bảo an toàn, suôn sẻ và hoàn hảo cho sự kiện, giúp tạo dựng ấn tượng tích cực.
Dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói của Quảng Cáo ADV cam kết mang đến sự hài lòng và sự thành công ngoài sự mong đợi của bạn. Nếu bạn muốn có một sự kiện ấn tượng và thành công, đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với Quảng Cáo ADV!
Xem thêm các hạng mục tương tự:
Top 99+ Mẫu Backdrop Hội Nghị, Hội Thảo Ấn Tượng Và Thu Hút 2023
30+ Mẫu Gala Dinner Backdrop – Linh hồn của chương trình thành công
+30 Mẫu Backdrop Kỷ Niệm Thành Lập Công Ty Sang Trọng Và Đẹp Nhất 2023
