Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời Kinh Nghiệm, Quy Trình Từ A Đến Z

Tổ chức sự kiện ngoài trời không chỉ tạo ra không gian mở rộng và khám phá, mà còn là điểm đến lý tưởng cho sự sáng tạo. Vì lẽ đó, nó là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp và tổ chức khi muốn tổ chức một sự kiện độc đáo. Tuy nhiên, dù mang lại nhiều lợi ích, việc tổ chức sự kiện ngoài trời cũng đồng nghĩa với việc đối mặt với những thách thức và rủi ro. Để đảm bảo thành công, người tổ chức cần phải sở hữu những kinh nghiệm chiến lược mà Quảng cáo ADV sẽ chia sẻ dưới đây.

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì? Các loại hình tổ chức

Sự kiện ngoài trời đề cập đến các hoạt động tập trung tại một địa điểm ngoài trời, có thời gian xác định, với mục tiêu truyền tải thông điệp cụ thể. Thường thường, sự kiện ngoài trời được tổ chức tại những nơi có diện tích mở rộng, thoáng đãng, và không khí tự nhiên, tạo ra một không gian đầy dễ chịu và thoải mái, đem lại cảm giác thư giãn và tiếp xúc với tự nhiên, hoàn toàn khác biệt so với không khí hạn chế bên trong hội trường.

Tổ chức sự kiện ngoài trời bao gồm mọi khía cạnh từ khâu lập kế hoạch, hiện thực hóa ý tưởng, thiết kế chương trình, và tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, so với các sự kiện trong nhà, các sự kiện ngoài trời đặt ra nhiều thách thức hơn, đặc biệt về mặt ngân sách và thời tiết. Vì không gian ngoài trời thường không có sẵn các thiết bị, phải xây dựng sân khấu, lắp đặt thiết bị âm thanh và ánh sáng từ đầu, điều này đòi hỏi một nguồn kinh phí đáng kể.

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Các loại sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời đa dạng và phong phú, bao gồm các chương trình âm nhạc, tiệc cuối năm, lễ kỷ niệm, khai trương, lễ cưới, sinh nhật, tiệc kỷ niệm, cắt băng khánh thành, sự kiện thời trang, hoặc thậm chí là các sự kiện thể thao và văn hóa, cùng với các hoạt động teambuilding.

Các bước tổ chức sự kiện ngoài trời chuẩn xác

Mọi sự kiện, bất kể có tổ chức trong nhà hay ngoài trời, đều cần tuân theo một quy trình tiêu chuẩn để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời:

1. Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng

Trước hết, quá trình tổ chức bắt đầu với việc tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng. Điều này đòi hỏi lắng nghe và hiểu rõ các thông tin quan trọng về sự kiện, bao gồm mục tiêu, số lượng khách mời, thời gian dự kiến, và nhiều yếu tố khác.

2. Xây dựng ý tưởng và kịch bản tổ chức

Sau khi thu thập thông tin, đội ngũ tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng và xây dựng kịch bản chi tiết cho sự kiện. Với không gian ngoài trời, ý tưởng cần phải sáng tạo và tận dụng lợi thế của không gian để thu hút khách hàng.

Kịch bản tổ chức phải bao gồm chi tiết cụ thể về các phần tử của sự kiện, cũng như dự trù ngân sách để khách hàng có thể tham khảo.

Sự kiện ngoài trời với không gian lộng lẫy và lãng mạn
Sự kiện ngoài trời với không gian lộng lẫy và lãng mạn

3. Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức

Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức là một bước quan trọng. Với không gian ngoài trời, có nhiều tùy chọn cho việc lựa chọn địa điểm, và nó phụ thuộc vào mục tiêu và ngân sách của khách hàng. Sau đó, việc chọn thời gian tổ chức phải được điều phối với địa điểm để đảm bảo sự thuận lợi cho sự kiện.

4. Chuẩn bị cho sự kiện

Chuẩn bị cho sự kiện đòi hỏi nhiều công đoạn. Với không gian ngoài trời, việc chuẩn bị trở nên phức tạp hơn. Điều này bao gồm việc xây dựng sân khấu, lắp đặt thiết bị âm thanh và ánh sáng, thiết kế trang trí, và nhiều công việc khác. Đảm bảo sự kiện được chuẩn bị kỹ lưỡng và đúng tiến độ là quan trọng.

5. Tổng duyệt và kiểm tra

Sau khi chuẩn bị không gian, sự kiện thường sẽ được tổng duyệt và kiểm tra kỹ lưỡng. Điều này bao gồm chạy thử chương trình để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động suôn sẻ và máy móc không gặp vấn đề gì trong quá trình sự kiện diễn ra.

6. Tổ chức sự kiện

Cuối cùng, sự kiện sẽ được tổ chức theo kịch bản đã được lên trước đó. Mọi công việc sẽ được thực hiện theo kế hoạch, và đội ngũ tổ chức sự kiện sẽ đảm bảo rằng sự kiện diễn ra thuận lợi.

Quy trình này đảm bảo rằng sự kiện ngoài trời được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

PG lễ tân tại sự kiện hội nghị trù bị cụm nhà chung cư Green Stars
Sự kiện hội nghị trù bị cụm nhà chung cư Green Stars

Xem thêm: Tuyệt Chiêu Doanh Thu X2 Cùng Hội Nghị Khách Hàng Độc Đáo Nhất

Chìa khóa thành công trong việc tổ chức sự kiện ngoài trời

Cách tổ chức party ngoài trời để đạt được thành công, có một số yếu tố quan trọng mà bạn cần xem xét:

1. Vị trí tổ chức phù hợp

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, không chỉ cần xem xét nội dung chính của sự kiện, số lượng khách mời, và đặc tính của không gian, mà còn cần quan tâm đến những yếu tố độc đáo khác.

Đảm bảo an toàn, tính tiện lợi của bãi đỗ xe, và vị trí di chuyển thuận lợi là những yếu tố không thể bỏ qua. Bằng cách này, không gian sẽ được tối ưu hóa để mang lại trải nghiệm thoải mái và thú vị cho khách hàng.

Cụ thể, trước khi chọn địa điểm, cần xác định rõ nội dung của sự kiện ngoài trời, đối tượng khách mời và khán giả mục tiêu. Từ đó, đưa ra quyết định về diện tích cần thiết của không gian ngoài trời và số lượng người tham gia.

Ngoài ra, việc đảm bảo sự thuận tiện trong việc di chuyển và an toàn an ninh là rất quan trọng. Bãi đỗ xe tiện lợi và các biện pháp bảo đảm an toàn sẽ giúp tạo ra một môi trường sự kiện hoàn hảo, không chỉ dành cho khách hàng mà còn cho tất cả các bên tham gia.

Tổ chức sự kiện không gian ngoài trời
Tổ chức sự kiện không gian ngoài trời

2. Tối ưu các trang thiết bị

Tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng với nhiều trang thiết bị cần thiết. Đảm bảo bạn đã sắp xếp đầy đủ từ sân khấu, nhà bạt, hệ thống âm thanh và ánh sáng đến backdrop và các phụ kiện trang trí khác. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần xem xét:

  1. Khung cảnh ngoài trời: Chuẩn bị không gian rộng rãi với sân khấu, nhà bạt hoặc mái che, hệ thống rào chắn và giãn chân chắc chắn để đối phó với thời tiết xấu.
  2. Sân khấu và âm thanh: Đảm bảo sân khấu được trang bị đầy đủ thiết bị âm thanh và ánh sáng phù hợp. Sử dụng đèn chiếu sáng đa dạng để tạo không gian thu hút vào buổi tối.
  3. Backdrop lớn: thi công backdrop với kích thước in lớn với nội dung linh hoạt phù hợp với mục đích của sự kiện.
  4. Phụ kiện trang trí: Tận dụng các phụ kiện như poster, bảng biển, thảm đi và ô dù để tạo không gian ấn tượng và sáng tạo cho sự kiện.
Sự kiện ngoài trời đem lại trải nghiệm tuyệt vời
Sự kiện ngoài trời đem lại trải nghiệm tuyệt vời

3. Kiểm soát rủi ro 

Thời tiết khắc nghiệt, từ mưa to đến gió lớn, thường là mối lo lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Nhưng thú vị là, đối với thiết bị âm thanh và ánh sáng, mưa có thể tạo ra những trải nghiệm độc đáo và thú vị hơn, khiến cho sự kiện trở nên sống động hơn bao giờ hết.

Việc kiểm soát việc ra vào của khách luôn là một thách thức. Cần phải chú ý đến việc ngăn chặn những người không được mời, nhưng vẫn giữ cho không gian mở và thoải mái.

Trẻ em có thể lạc mất trong những sự kiện đông người. Đây là lúc an ninh cần được tăng cường để đảm bảo an toàn cho mọi người, đặc biệt là trẻ em.

Sự kiện ngoài trời thường có bầu không khí sôi động hơn, đặc biệt khi có rượu và bia. Tuy nhiên, điều này cũng có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn. Việc quản lý an toàn và trật tự là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ.

Xem thêm: Bí Quyết Tổ Chức Lễ Tri Ân Khách Hàng Hoành Tráng Nhất 2023

4. Tuân theo quy định của pháp luật

Để tổ chức sự kiện ngoài trời một cách suôn sẻ, việc hoàn tất các thủ tục pháp lý là điều cực kỳ quan trọng. Dưới đây là danh sách những giấy tờ cần thiết mà bạn cần chuẩn bị:

  1. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với các tổ chức kinh doanh).
  2. Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời, theo quy định của địa phương.
  3. Giấy ủy quyền từ công ty hoặc doanh nghiệp cho đơn vị tổ chức sự kiện.
  4. Hợp đồng thuê hoặc giấy phép sử dụng địa điểm tổ chức sự kiện.
  5. Hợp đồng thuê biểu diễn (nếu cần).
  6. Hợp đồng với dịch vụ cho thuê âm thanh và ánh sáng.
  7. Các chính sách bảo hiểm (nếu cần).

Việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này sẽ giúp bạn tuân thủ quy định pháp lý và tránh các vấn đề không mong muốn.

Dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói, chất lượng và tiết kiệm
Dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói, chất lượng và tiết kiệm

5. Quản lý vệ sinh và an ninh

Để giữ cho sự kiện ngoài trời của bạn luôn gìn giữ trật tự và mỹ quan, việc thuê đơn vị hỗ trợ vệ sinh và an ninh là rất quan trọng. Những chi tiết nhỏ như vệ sinh và an ninh có thể tạo ra ấn tượng tích cực với khách mời.

Dưới đây là những chìa khóa để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và gây ấn tượng:

  1. Xác định rõ khu vực và sử dụng rào chắn: Định rõ khu vực tổ chức sự kiện và sử dụng rào chắn để giới hạn khu vực đó và ngăn cách với bên ngoài.
  2. Tạo lối thoát hiểm: Luôn cần có kế hoạch lối thoát hiểm rõ ràng để đối phó với bất kỳ tình huống nguy hiểm nào.
  3. Hợp tác với đội ngũ an ninh chuyên nghiệp: Hợp tác với các đội ngũ cung cấp dịch vụ an ninh và bảo vệ chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn cho sự kiện.
  4. Sử dụng camera giám sát hoặc flycam: Cân nhắc gắn thêm camera giám sát hoặc flycam để theo dõi và phát hiện kịp thời bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra.

Xem thêm: Bỏ Túi Ngay Các Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện Mới Nhất 2023

Các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời ưa chuộng tại việt nam

Hà Nội và Hồ Chí Minh, hai trung tâm kinh tế của Việt Nam, thường là nơi có nhu cầu tổ chức sự kiện lớn. Nếu bạn đang tìm kiếm địa điểm hoàn hảo cho sự kiện ngoài trời tại Hà Nội và Hồ Chí Minh, dưới đây là một số lựa chọn đáng xem xét:

Hà Nội:

  1. Trung Tâm Hội Nghị Quốc Gia: Khuôn viên rộng lớn và không gian sang trọng, thích hợp cho hội chợ, chương trình nghệ thuật, và tiệc ngoài trời.
  2. Trống Đồng Sông Hồng Palace: Với diện tích lên đến 20,000m2, đây là nơi phù hợp cho tiệc cưới, lễ hội âm nhạc nhỏ, và các sự kiện khác.
  3. Trung Tâm Tổ Chức Sự Kiện & Tiệc Cưới Cung Xuân: Cung Xuân có sức chứa lên đến 1000 khách mời, phù hợp cho triển lãm, lễ cưới, hội chợ, và lễ ra mắt sản phẩm.
  4. Calidas Gardium – Landmark 72: Tòa nhà Calidas Gardium có sức chứa 1000 người, mang đến không gian tuyệt vời cho các buổi tiệc, lễ kỷ niệm, sinh nhật, và các sự kiện khác.

Ngoài ra, Hà Nội còn có một số khách sạn và nhà hàng cho thuê tổ chức sự kiện, bao gồm khách sạn Daewoo Hà Nội, JW Marriott, Elegant Suites Westlake, nhà hàng Softwater, Lộc Vừng Mangopine, và nhiều lựa chọn khác.

Những địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời nổi bật tại Việt Nam
Những địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời nổi bật tại Việt Nam

Hồ Chí Minh:

  1. Thảo Điền Village: Với sức chứa hơn 400 người và không gian mang đậm phong cách Việt Nam, đây là địa điểm lý tưởng cho tiệc cưới, tiệc sinh nhật, và các sự kiện khác.
  2. Gem Center: Không gian của Gem Center biến thành một khu rừng bí ẩn, đẹp ngỡ ngàng, thích hợp cho tiệc cưới, party, và lễ tri ân.
  3. Lotte Legend Hotel Saigon: Khách sạn 5 sao đẳng cấp, phục vụ tối đa 400 khách mời, là địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng.
  4. EdenStar Saigon Hotel & Spa: Nếu bạn đang tìm không gian tổ chức sự kiện bể bơi tầng thượng, hãy xem xét khách sạn EdenStar.

Tóm lại, để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công, ngoài các yếu tố quan trọng như ý tưởng, địa điểm và nội dung, năng lực vận hành và tổ chức chuyên nghiệp cũng đóng một vai trò quan trọng. Đây đảm bảo an toàn, suôn sẻ và hoàn hảo cho sự kiện, giúp tạo dựng ấn tượng tích cực.

Nếu quý khách có ý định tổ chức sự kiện ngoài trời cần đến đội ngũ thi công backdrop trọn gói hãy liên hệ ngay Quảng Cáo ADV. Chúng tôi luôn cam kết hoàn thành đúng thời hạn và đúng yêu cầu của quý khách!

Xem thêm các hạng mục tương tự:

Top 99+ Mẫu Backdrop Hội Nghị, Hội Thảo Ấn Tượng Và Thu Hút 2023

30+ Mẫu Gala Dinner Backdrop – Linh hồn của chương trình thành công

+30 Mẫu Backdrop Kỷ Niệm Thành Lập Công Ty Sang Trọng Và Đẹp Nhất 2023

 

5/5 - (31 bình chọn)
  • Nguyễn Thành Nam

    Hello, Tôi là Nguyễn Thành Nam, là CEO của Công Ty CP Truyền Thông Quảng Cáo ADV. Chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ quảng cáo đa dạng, bao gồm thiết kế và làm bảng hiệu, thi công backdrop, treo băng rôn, và thi công gian hàng triển lãm. Với hơn 15+ năm kinh nghiệm, quản lý và vận hành xưởng, đã đúc kết ra nhiều kinh nghiệm trong ngành thi công quảng cáo ngoài trời...Tôi đang quản lý nội dung chuyên ngành tại www.quangcaoadv.com để chia sẻ thông tin chi tiết và đầy đủ về dịch vụ của chúng tôi.

    View all posts

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *